Tips för att optimera ditt företags resor skatteavdrag

Behöver du veta vilka resor för affärsresenärer som reser kan legitimt dras av på en skattedeklaration Tyvärr är svaret inte alltid enkelt. Resorrelaterade skatteavdrag kan vara svåra att räkna ut. Det beror verkligen på affärsresenärens enskilda omständigheter.

Företagets resepolicy, resebyråer, IRS-reseföreskrifter och -procedurer, övernattningsresor mot dagresor, utländsk vs inrikes resor och tillräcklig rekordhantering är alla faktorer som måste beaktas när man bestämmer vad som faktiskt ska dras av på din skatt lämna tillbaka.

Varför skatteavdrag för resor är inte så rättvist

IRS fortsätter att titta noga på affärsreserveringar. Tillsammans med kongressen har IRS genererat en komplex uppsättning affärsrättsliga lagar, regler, förordningar, förfaranden och policyer som utformats för att bota vissa av de uppfattade missbruken. Detta har emellertid tillfört betydande komplexitet i processen.

Tyvärr har pendeln, med de komplicerade komplexen, nu svängt motsatt. Idag kan ersatta och icke-återbetalade affärsresenärer lätt och felaktigt anta att de inte har rätt att göra avdrag när de i själva verket kan vara. Dessutom har affärsresenärer en tendens att förlita sig på sin egen definition av sunt förnuft för affärsresenskostnader som kan eller inte påverkas av företagets egna resepolicyer. Men IRS definierar reseutgifterna i större utsträckning än både sunt förnuft och många företagspolicyer.

Däremot hävdar alla IRS-företagets resekostnader som en affärsresenär har rätt att kräva genom en labyrint av rekordbehov där i vissa fall kvitton kanske inte krävs alls och i andra fall kan intäkter inte vara tillräckligt! IRS har inte bara bromsat de upplevda missbruken i affärsresan, men det har gjort det svårt, om inte omöjligt, för den genomsnittliga affärsresenären att självständigt hävda alla sina legitima reseavdrag.

Spåra resekostnader

Som alla affärsresenärer vet. kostnader på vägen kan lägga upp. Därför finns ett antal spårningstjänster på nätet nu tillgängligt för affärsresenären. Många av dessa tjänster används för att genomföra företagens resebidragsplaner, generera kundrapporteringsrapporter eller helt enkelt spåra grundläggande resekostnader och många av dem erbjuder appar som nu tillåter att ta emot kvitton med din telefon.

Även om dessa tjänster utför sina avsedda funktioner väl är de inte utformade för att spåra och rapportera belopp som faktiskt är avdragsgilla av affärsresenären på hans / hennes avkastning. Dessa tjänster kan dock användas som en bra utgångspunkt för 1) generering av resekostnadsbelopp som faktiskt är avdragsgilla för egen skattesats och 2) uppfyller en labyrint av IRS- och skattedomstolsregler som fastställer "bevisbörda" som krävs för att hävda dessa avdrag. Många av dessa tjänsters bokslutskommunikéer måste ändras eller ändras för att kunna göra anspråk på alla dina skatteavdrag och tillgodose IRS-kraven samtidigt.

Eftersom allt är dyrare medan du är på väg, är det nödvändigt att hålla reda på varje dime som spenderas medan du är borta på affärsresor, även för "personliga" kostnader och även när intäkterna har gått vilse, felplaceras eller annars inte är tillgängliga, till exempel med tips. När allt är, på skatte tid, kan även dessa kostnader vara avdragsgilla.

Skatte Tips för Affärsresenärer att maximera avdrag

Håll dessa skatte tips i åtanke medan du spårar dina affärsresor:

• Håll alltid dina kvitton! Det kan vara omöjligt att behålla varje kvitto eller ens att få kvitto för varje utgift. IRS vet detta, och de har infört policy för att hjälpa skattebetalarna med detta. Men även om vissa kan berätta att intäkter inte krävs för utgifter under $ 75, luras inte. I sådana fall kan en logg vara nödvändig. Den bästa politiken är att hålla varje kvitto möjligt.
• Håll alltid en rekord av ersatta kostnader. Bolagsersättningspolicyer klassificeras enligt olika IRS-riktlinjer och de faktiska beloppen som rapporteras till IRS. Även om du är ersatt kan du fortfarande kvalificera dig för skatteavdrag.

• Logga in på de faktiska platser som du reser med. Du kan ha rätt att dra av "standard" belopp för saker som måltider och tillfälliga utgifter baserat på var du reser. I många fall kan dessa standardbelopp vara mer än vad som faktiskt spenderades.
• Dra av vissa personliga kostnader medan du är på vägen. Men var försiktig i detta område. IRS vet att du upplever extra levnadsutgifter när du reser, vilket du inte skulle ha haft på bekostnad om du arbetat hemifrån. Självklart är ju mer "personliga" dessa objekt är och ju större dollarbeloppet desto mer kommer de att bli föremål för granskning. Du skulle inte vilja köpa en ny bil när du reser och kallar det för en "extra levnadskostnad" när du är på affärsresa, men många personliga eller återkommande levnadsutgifter när du reser, t.ex. mobiltelefoner, underhållning, hygienprodukter och över-the- mot mediciner, bara för att nämna några, kan dras av. Återigen måste rimliga gränser tillämpas och dokumentation krävs fortfarande.

Håll dessa grundläggande riktlinjer i åtanke när du närmar dig ett nytt år för affärsresor, och du och din skatterådgivare kommer att vara väl på väg att säkert hävda, dra av och försvara dina legitima resekostnader.