Kulturella tips för att göra affärer i Japan

För att hjälpa affärsresenärer undvika kulturproblem när de reser till Japan intervjuade jag kulturexperten Gayle Cotton. Ms Cotton är författaren till den bästsäljande boken, säger något till någon, var som helst: 5 nycklar till framgångsrik tvärkulturell kommunikation. Ms. Cotton är också en framstående talare och en internationellt erkänd myndighet om tvärkulturell kommunikation. Hon är president för Circles of Excellence Inc. Ms Cotton har presenterats på många tv-program. Ms Cotton var glad att dela tips med About.com-läsare för att hjälpa affärsresenärer undvika potentiella kulturproblem när de reser.

Vilka tips har du för affärsresenärer på väg till Japan?

• I den japanska företagskulturen är punktlighet absolut nödvändig eftersom japanerna tror att det är oförskämt att vara sent.
• Visitkort ("meishi") är en viktig del av att göra affärer i Japan och nyckeln för att skapa legitimationsuppgifter. Det är att föredra att ha en sida av ditt kort tryckt på engelska och omvänd på japanskt.
• Det är traditionellt att presentera ditt kort med den japanska sidan uppåt, hållen med båda händerna mellan tummen och framfingrarna. Detta kan åtföljas av en liten båge, som vanligtvis är lägre baserat på ålder och hierarki hos personen som mottar kortet. Men bli inte förvånad om din japanska motsvarighet hälsar dig med ett westernised visitkort utbyte!

• Japanarna brukar skaka hand med västerlänningar som ett sätt att få dem att känna sig bekväma. I sin tur är det till hjälp för västerlänningar att böja något för att visa att de också tar initiativ till att lära sig några japanska tullar. Den här enkla gesten kan göra mycket för att hjälpa en affärsman att skapa rapport med en potentiell japansk klient.
• När du får ett visitkort, granska det noggrant och gör ett intressant anmärkning om personens titel eller yrke. Placera det sedan på ett närliggande bord under ett möte eller i ditt kortfall om det inte uppfylls vid den tiden. Fyllning i en ficka anses respektlöst. Att skriva på visitkort är också olämpligt.

• Bågen är en viktig del av Japans affärsprotokoll. Bågar används för att uttrycka uppskattning, ursäkta och förfrågningar, såväl som hälsningar och farväl. Bågar förmedlar både respekt och ödmjukhet.
• Bowens djup beror på mottagarens rang och status. När du böjer för en individ som har högre status än dig, böja lite lägre än den personen för att visa uppmärksamhet. Gör detsamma om du är osäker på statusen för den person du står inför. Med en person med din likvärdiga status, böja i samma höjd.

• Du kanske ställs några personliga frågor angående din lön, utbildning och familjeliv. Om du inte vill svara, förbli artig och graciös sida stega frågan.
• Var försiktig när du frågar japanska vissa frågor. Om svaret är "kanske", "möjligen" eller "jag ska överväga det", är svaret mycket möjligt "nej". Japanarna föredrar att undvika att säga "nej" direkt.
• Betydelser kan läsas till även de minsta gesterna. Undvik därför att visa ovanliga ansiktsuttryck och rörelse på sätt som är avlägset dramatiska eller expansiva.

• Den amerikanska "O.K." tecken (tum och pekfingrar formad till en "O") betyder faktiskt "pengar" i Japan.
• Istället för att peka, som anses vara oförskämd, använd din hela öppna hand för att peka på.
• Att blåsa sin näsa offentligt betraktas som oupphörlig. Vid behov, använd en engångsvävnad och släng den omedelbart ut. Japanarna finner tanken på att hålla en använd näsduk eller vävnad i en ficka som är otrevlig.
• Skratt kan indikera pinsamt eller nöd, snarare än nöjen. Leende kan också användas för självkontroll, särskilt i maskingång.

• Det anses vara artigt att periodiskt säga "Jag är ledsen". Japan kommer till exempel att be om ursäkt för att inte vara punktlig nog, ha en förkylning, ta dig till en besviken restaurang etc. Besökare uppmanas att införliva liknande ursäkter till sin konversation.
• "Spara ansikte" är ett mycket viktigt begrepp att förstå. När en person förlorar sin kropp eller på annat sätt orsakar pinsamt, till och med oavsiktligt ("förlorande ansikte") kan det vara katastrofalt för affärsrelationer.

Vad är viktigt att veta om beslutsprocessen?

• Beslutsprocessen tar vanligtvis längre tid än i många andra länder, eftersom japanerna måste lära känna och lita på dig innan de kommer att samarbeta med dig.
• Att upprätthålla "korrekta" relationer mellan människor och hålla harmoni inom grupper och lag anses vara mycket viktigt.
• Var särskilt respektfull för dina äldre japanska motsvarigheter - åldersjämställdhet i den japanska företagskulturen. När du börjar tala är det artigt att rikta dina första anmärkningar till den högsta medlemmen, och sedan till lämpliga individer.

Några tips för kvinnor?

• Icke-japanska affärskvinnor behandlas väldigt artigt i affärer. Det är underförstått att västerländska kvinnor har höga positioner i näringslivet. Men kvinnor måste fortfarande upprätta sin trovärdighet och ställning av myndighet.
• Affärskvinnor kan bjuda en japansk affärsman till lunch eller middag; tillåter dock din japanska kollega att välja restaurangen.

Några tips om gester?

• Om du behöver peka, använd pekfingret. Att peka på andra människor anses emellertid ofta oförskämd.

Vilka är några bra förslag till samtal?

• Fråga om en persons familj (en bra samtalstart)
• Beröm den gästfrihet du får
• Japansk historia och konstnärliga prestationer
• Positiva kommentarer om den japanska ekonomin
• Sport, som golf och skidhoppning

Vad är några av konversationsämnena att undvika?

• Andra världskriget
• Skämt - om de inte är mycket lätta att förstå, självförstörande och gjort i en social snarare än affärsinställning
• Kritisera i någon form som kan orsaka "förlust av ansikte"
• Ridicule av inhemska sociala / affärsritualer och protokoll
• Negativa kommentarer om de lokala sporterna